Kandydowanie do rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej wymaga spełnienia kilku podstawowych warunków formalnych. Po pierwsze, kandydat musi posiadać status członka spółdzielni – co do zasady z pełnią praw członkowskich, bez zaległości w opłatach eksploatacyjnych i innych należnościach wobec spółdzielni (statut często przewiduje, że zaległości powyżej określonej kwoty lub okresu wykluczają z kandydowania). Kandydat musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie może być prawomocnie skazany za przestępstwa określone w Kodeksie spółek handlowych (np. przeciwko obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, mieniu). Warto sprawdzić statut spółdzielni, ponieważ może on wprowadzać dodatkowe ograniczenia, np. zakaz łączenia funkcji w radzie nadzorczej z zatrudnieniem w spółdzielni lub zasiadaniem w zarządzie, a także wyłączenia dla osób blisko spokrewnionych z członkami zarządu czy głównymi księgowymi.
Formalne zgłoszenie kandydatury odbywa się najczęściej przed walnym zgromadzeniem (lub zebraniem przedstawicieli), na którym przeprowadzane są wybory do rady nadzorczej. Zgłoszenia dokonuje się pisemnie, w terminie określonym w statucie lub regulaminie wyborczym (zwykle kilka–kilkanaście dni przed terminem obrad). Wymagane dokumenty to zazwyczaj: pisemne oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na kandydowanie i ewentualnie na pełnienie funkcji w razie wyboru; oświadczenie o spełnianiu wymogów ustawowych i statutowych (brak zakazów, konfliktu interesów, skazań za określone przestępstwa); krótka informacja o kandydacie (życiorys zawodowy, doświadczenie, wykształcenie) do udostępnienia członkom spółdzielni; zgoda na przetwarzanie danych osobowych w związku z procedurą wyborczą. W niektórych spółdzielniach wymagane jest także zaświadczenie o niekaralności lub oświadczenie o niepozostawaniu w sporze sądowym ze spółdzielnią. Dokumenty składa się w administracji spółdzielni lub w dziale członkowsko-mieszkaniowym, który prowadzi obsługę walnego zgromadzenia; warto uzyskać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (pieczątka wpływu, numer rejestru).
Sama procedura wyborcza odbywa się na walnym zgromadzeniu zgodnie z porządkiem obrad i regulaminem. Kandydat powinien być obecny, aby potwierdzić swoją zgodę na kandydowanie (jeżeli nie złożył jej wcześniej na piśmie) oraz ewentualnie przedstawić się i odpowiedzieć na pytania członków. Głosowanie jest z reguły tajne, z użyciem kart do głosowania, a wyniki ogłasza komisja skrutacyjna. Aby uniknąć problemów, należy dopilnować: zachowania terminów zgłaszania kandydatur, złożenia kompletu wymaganych oświadczeń, zgodności danych osobowych z danymi w ewidencji członków spółdzielni oraz upewnienia się, że nie zachodzą przesłanki wyłączające (np. zatrudnienie w spółdzielni, bliskie pokrewieństwo z członkiem zarządu, zaległości czynszowe). Typowe błędy to: spóźnione zgłoszenie, brak podpisu na oświadczeniach, nieaktualne dane kontaktowe lub zatajenie informacji mogących skutkować unieważnieniem wyboru.
Po wyborze do rady nadzorczej konieczne jest dopełnienie dalszych formalności. Nowo wybrany członek składa zazwyczaj pisemne oświadczenie o przyjęciu mandatu oraz o braku okoliczności powodujących konflikt interesów lub naruszenie przepisów ustawy – Prawo spółdzielcze i statutu. Spółdzielnia aktualizuje swoje rejestry wewnętrzne, a w razie obowiązku ujawnienia danych w KRS – dokonuje odpowiedniego zgłoszenia (dotyczy to zwłaszcza większych spółdzielni). W praktyce warto zachować kopie wszystkich składanych dokumentów i śledzić uchwały walnego zgromadzenia oraz protokół z wyborów, aby w razie wątpliwości móc wykazać prawidłowość procedury. Jeśli pojawią się zastrzeżenia co do ważności wyboru, członkowie spółdzielni mogą zaskarżyć uchwałę walnego do sądu – dlatego tak istotne jest skrupulatne przestrzeganie wszystkich wymogów formalnych od momentu zgłoszenia kandydatury aż do objęcia funkcji.
