Przepisanie mieszkania – rozumiane jako przeniesienie prawa własności lub spółdzielczego prawa do lokalu na inną osobę – wymaga innego zestawu dokumentów w zależności od sytuacji: czy jest to sprzedaż, darowizna, dziedziczenie czy zamiana. W każdym przypadku punktem wyjścia jest ustalenie, jaki tytuł prawny przysługuje obecnemu właścicielowi: odrębna własność lokalu (wpis w księdze wieczystej) czy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (zwykle z księgą wieczystą, ale nie zawsze). Do każdej czynności konieczny będzie aktualny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport), a w przypadku małżonków – także akt małżeństwa, jeśli lokal wchodzi w skład majątku wspólnego. Podstawowym dokumentem jest tytuł prawny do lokalu: akt notarialny nabycia (sprzedaży, darowizny, zamiany), prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialne poświadczenie dziedziczenia, ewentualnie przydział lokalu ze spółdzielni. Niezbędny jest również aktualny odpis z księgi wieczystej (elektroniczny lub papierowy) albo – przy braku księgi – zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu. W wielu spółdzielniach wymagane jest też zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami eksploatacyjnymi oraz potwierdzenie uregulowania podatku od nieruchomości, co ułatwia późniejsze zgłoszenia do gminy.
Przy sprzedaży lub darowiźnie mieszkania zasadnicza część formalności odbywa się u notariusza. Sprzedający (lub darczyńca) musi przedstawić: dokument potwierdzający prawo do lokalu, odpis z księgi wieczystej, zaświadczenie ze spółdzielni lub wspólnoty o braku zaległości, a przy lokalach spółdzielczych – zaświadczenie o przysługującym spółdzielczym prawie do lokalu i o tym, czy założono księgę wieczystą. Jeśli lokal jest obciążony hipoteką, potrzebne będzie zaświadczenie z banku o aktualnym stanie zadłużenia oraz – przy planowanym wykreśleniu hipoteki – promesa lub zgoda banku na wykreślenie. Kupujący musi przygotować dokument tożsamości, a gdy korzysta z kredytu – dokumenty wymagane przez bank (m.in. decyzję kredytową). Notariusz sporządza akt notarialny przeniesienia własności, a następnie składa wniosek o wpis zmian w księdze wieczystej. Po zawarciu umowy strony muszą pamiętać o zgłoszeniu nabycia zbycia lokalu do właściwego urzędu skarbowego (PCC, podatek od darowizn/spadków – w zależności od rodzaju czynności i stopnia pokrewieństwa) oraz do gminy w celu aktualizacji podatku od nieruchomości. W przypadku darowizn w najbliższej rodzinie kluczowe jest dotrzymanie terminu 6 miesięcy na zgłoszenie nabycia do urzędu skarbowego, aby skorzystać ze zwolnienia z podatku.
Przy dziedziczeniu mieszkania procedura jest dwuetapowa: najpierw trzeba uregulować kwestie spadkowe, dopiero potem można skutecznie „przepisać” lokal na konkretnego spadkobiercę lub kilku spadkobierców. Do sądu (wniosek o stwierdzenie nabycia spadku) lub do notariusza (akt poświadczenia dziedziczenia) potrzebne są: akt zgonu spadkodawcy, akty stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia, małżeństwa), dokumenty potwierdzające tytuł prawny zmarłego do mieszkania oraz – często – zaświadczenie z urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków (lub o zwolnieniu). Po uzyskaniu prawomocnego postanowienia sądu lub aktu poświadczenia dziedziczenia spadkobiercy składają wniosek o wpis do księgi wieczystej, a w spółdzielni – wniosek o przyjęcie w poczet członków i przepisanie prawa do lokalu. Wymagane są wtedy: dokument tożsamości, dokument spadkowy, zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami, czasem oświadczenia pozostałych spadkobierców o sposobie korzystania z lokalu lub o dokonanym dziale spadku. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia nabycia spadku do urzędu skarbowego w ustawowym terminie może skutkować utratą prawa do zwolnienia podatkowego i dodatkowymi kosztami.
Najczęstsze problemy przy przepisywaniu mieszkania wynikają z niekompletnej dokumentacji, nieuregulowanego stanu prawnego lub rozbieżności między stanem faktycznym a wpisami w księdze wieczystej. Brak księgi wieczystej dla spółdzielczego prawa do lokalu wydłuża procedurę, bo często trzeba najpierw założyć księgę (wniosek do sądu wieczystoksięgowego wraz z zaświadczeniem ze spółdzielni i dokumentem nabycia prawa). Kłopotliwe są także nieujawnione służebności, współwłasność z osobami, które przebywają za granicą lub nie chcą współpracować, oraz zaległości w opłatach – spółdzielnie często odmawiają wydania zaświadczenia o niezaleganiu do czasu uregulowania wszystkich należności. Aby uniknąć problemów, warto: z odpowiednim wyprzedzeniem sprawdzić księgę wieczystą, uzyskać aktualne zaświadczenia ze spółdzielni i urzędu skarbowego, upewnić się, że wszystkie dane osobowe i adresowe są spójne we wszystkich dokumentach, a przy skomplikowanych stanach prawnych (wielu spadkobierców, hipoteka, służebności) skorzystać z konsultacji z notariuszem lub prawnikiem jeszcze przed umówieniem terminu aktu. Dzięki temu samo „przepisanie” mieszkania – choć formalnie złożone – przebiega sprawnie i bez kosztownych opóźnień.
